Ratgeber · Brandschutz-Compliance Schweiz

Brandschutzdokumentation-Software: Worauf Schweizer Bewirtschafter achten sollten

Software für die Brandschutzdokumentation führt alle Brandschutz-Nachweise einer Liegenschaft an einem Ort: das Inventar der Brandschutzeinrichtungen, Wartungs- und Kontrollnachweise, offene Mängel und die nächsten Fristen. Sie ersetzt den Papier-Ordner und die Excel-Liste durch ein laufend aktuelles, revisionssicheres Brandschutzdossier — mit automatischer Fristenüberwachung und einem Export, der bei Feuerpolizei und Versicherung Bestand hat.

Warum Ordner und Excel an ihre Grenzen stossen

Die Verantwortung für den Brandschutz liegt bei der Eigentümerschaft bzw. Betreiberin; die Bewirtschaftung führt die Dokumentation im Auftrag. Genau dort entsteht das Problem: Prüfberichte kommen per E-Mail von der Servicefirma, der Hauswart notiert Sichtkontrollen auf Papier, Pläne liegen im Archiv, Fristen stehen in einer Excel-Liste, die niemand aktiv überwacht. Bei einer Kontrolle der Feuerpolizei oder im Schadenfall muss aus diesen Fragmenten ein lückenloser Nachweis werden — rückwirkend ist das kaum zu leisten.

Die laufende Totalrevision der Brandschutzvorschriften (Projekt BSV 2026 der VKF) setzt zusätzlich auf mehr Eigenverantwortung und unterscheidet die Pflichten von Eigentümerschaft, Betreiberin und Nutzenden künftig expliziter. Wer die Dokumentation strukturiert führt, kann diesen Nachweis pro Rolle erbringen — wer sammelt, muss im Ernstfall rekonstruieren.

Acht Kriterien: Das muss Brandschutz-Software können

Eine Checkliste für die Evaluation — unabhängig davon, welches Produkt es am Ende wird:

Struktur pro Liegenschaft

Jede Liegenschaft hat ihr eigenes Dossier: Anlagen-Inventar, Pläne, Nachweise und Mängel an einem Ort — nicht verteilt über Excel-Listen, E-Mail-Postfächer und Ordner.

Automatische Fristenüberwachung

Wartungs- und Kontrollfristen werden pro Brandschutzeinrichtung berechnet und überwacht. Fällige Prüfungen melden sich — nicht erst die Feuerpolizei.

Mobile Erfassung ohne Hürden

Hauswarte und Servicetechniker dokumentieren direkt am Gerät — idealerweise per QR-Scan mit dem Smartphone, ohne Login und ohne App-Installation.

Mängel-Workflow mit Verantwortlichkeit

Festgestellte Mängel bekommen Foto, Verantwortliche und Frist — und verschwinden erst aus der Liste, wenn die Behebung nachgewiesen ist.

Revisionssicherer Export

Bei einer Kontrolle der Feuerpolizei oder im Schadenfall muss das vollständige Dossier in Minuten als PDF vorliegen — inklusive Historie und Zeitstempeln.

Schweizer Fachbezug

Fristen und Begriffe orientieren sich an den VKF-Brandschutzrichtlinien und der kommenden BSV 2026 — nicht an deutschen oder generischen Facility-Standards.

Datenschutz und Mandantentrennung

Schweizer DSG und DSGVO berücksichtigt, Hosting in der EU oder der Schweiz, saubere Trennung zwischen Organisationen und Rollen.

Keine Datengeisel

Die Dokumentation gehört der Eigentümerschaft. Ein Anbieterwechsel darf nicht am Datenexport scheitern.

So funktioniert digitale Brandschutzdokumentation in der Praxis

Am Beispiel FireDox: Zuerst wird der Bestand der Liegenschaft einmalig erfasst — jede Brandschutzeinrichtung bekommt ein QR-Label und ihre Wartungsfristen. Danach dokumentieren Hauswart und Servicetechniker jede Kontrolle per QR-Scan direkt am Gerät, ohne Login und ohne App-Installation. Jeder Eintrag landet mit Zeitstempel, Ergebnis und Foto im digitalen Brandschutzbuch der Liegenschaft; die nächste Frist wird automatisch gesetzt. Festgestellte Mängel durchlaufen einen Workflow mit Verantwortlichkeit und Frist. Die Bewirtschaftung sieht im Portfolio-Dashboard, welche Liegenschaften fällige Prüfungen oder offene Mängel haben — und exportiert bei Bedarf das vollständige Dossier als PDF.

Was kostet das?

FireDox rechnet pro Gebäude ab, nicht pro Nutzer: CHF 49, 99 oder 149 pro Gebäude und Monat je nach Gebäudekategorie (S/M/L), plus einmaliges Onboarding von CHF 200 bis 850. Für den risikofreien Einstieg gibt es das Pilot-Angebot: eine Liegenschaft pauschal für CHF 250 — inklusive Bestandsaufnahme vor Ort, QR-Labels und eingerichtetem Fristen-Tracking. Das Dossier gehört Ihnen, ohne Folge-Verpflichtung.

Häufige Fragen zu Brandschutz-Software

Was ist digitale Brandschutzdokumentation?

Die strukturierte, softwaregestützte Führung aller Brandschutz-Nachweise einer Liegenschaft: Anlagen-Inventar, Wartungs- und Kontrollnachweise, Mängel und Fristen. Statt Papier-Ordner und Excel-Listen entsteht ein laufend aktuelles Dossier mit Zeitstempeln, das sich jederzeit als revisionssicherer Export ausgeben lässt.

Ist eine Software für die Brandschutzdokumentation Pflicht?

Nein. Die Brandschutzvorschriften der VKF verlangen den Nachweis, dass Brandschutzeinrichtungen betriebsbereit sind und Kontrollen wie Wartungen stattgefunden haben — die Form ist frei. Software ist dann die richtige Wahl, wenn mehrere Liegenschaften, Rollen und Servicefirmen koordiniert werden müssen und der Papier-Ordner in der Praxis lückenhaft bleibt.

Was kostet Brandschutz-Software?

FireDox kostet CHF 49, 99 oder 149 pro Gebäude und Monat, abhängig von der Gebäudekategorie (S/M/L), plus einmaliges Onboarding von CHF 200 bis 850. Für den Einstieg gibt es ein Pilot-Angebot: eine Liegenschaft pauschal für CHF 250, inklusive Bestandsaufnahme vor Ort und QR-Labels. Andere Anbieter rechnen teils pro Nutzer oder pro Asset ab — vergleichen lohnt sich pro Liegenschaft und Jahr.

Worin unterscheidet sich Brandschutz-Software von einem CAFM-System?

CAFM-Systeme (Computer-Aided Facility Management) decken das gesamte Gebäudemanagement ab und sind entsprechend mächtig — und aufwendig in Einführung und Pflege. Dedizierte Brandschutz-Software bildet genau den Compliance-Fall ab: Brandschutz-Assets, Fristen nach Schweizer Richtlinien, Mängel und den Dossier-Export für Feuerpolizei und Versicherung. Für Bewirtschafter ohne CAFM ist das der deutlich schnellere Weg zum Nachweis.

Brauchen Hauswarte und Servicetechniker einen eigenen Zugang?

Bei FireDox nicht: Sie scannen das QR-Label am Gerät und dokumentieren die Kontrolle im Browser — ohne Login, ohne App-Installation. Damit funktioniert die Erfassung auch mit wechselnden Servicefirmen, ohne Benutzerverwaltung und Passwort-Support.

Wie gelingt der Umstieg vom Papier-Ordner?

Mit einer Bestandsaufnahme: Alle Brandschutzeinrichtungen der Liegenschaft werden einmalig erfasst, mit QR-Labels versehen und mit ihren Fristen hinterlegt. Bestehende Prüfberichte lassen sich als Dokumente anhängen. Beim FireDox-Pilotangebot übernimmt das Founder-Team diese Ersterfassung vor Ort — danach läuft die Dokumentation im Tagesgeschäft weiter.

Brandschutzdokumentation digitalisieren — ab CHF 250.– pauschal

FireDox erstellt das BSV-2026-orientierte Dossier für eine Liegenschaft Ihrer Wahl: Bestandsaufnahme vor Ort, QR-Labels für alle Assets, automatisches Fristen-Tracking. Das Dossier gehört Ihnen — ohne Folge-Verpflichtung.

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Quellen

Stand der Angaben: Juli 2026.

Brandschutzdossier: Pflicht, Inhalt & Fristen

Was ein Brandschutzdossier ist, wer verantwortlich ist und welche Wartungsfristen für Schweizer Liegenschaften gelten.

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Was bei der Begehung geprüft wird, wie oft sie stattfindet und wie der digitale Ablauf mit QR-Scan und Foto-Mängeln aussieht.

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Sechs Aufgaben der Rolle — von Fristen bis Begehungsprotokoll — und wie Software jede davon trägt.